Du behöver inte jobba hårdare du behöver ibland stanna upp
Varför lösningen på dålig lönsamhet i verkstaden inte alltid är att öka tempot.
Dagens inlägg vill jag rikta till dig som är platschef, servicemarknadschef, verkstadschef eller på annat sätt ansvarar för människor och resultat inom bilbranschen.
Jag vill börja med en fråga.
När stannade du senast upp och funderade över varför ni arbetar som ni gör?
Jag menar verkligen stannade upp. Inte mellan två möten eller medan telefonen ringer, utan tog dig tid att fundera över hur verksamheten fungerar och vad ni faktiskt skulle kunna göra bättre.
Under mina många år i bilbranschen har jag träffat många chefer som arbetar otroligt hårt. De kommer tidigt, går hem sent, löser problem, hjälper medarbetare, hanterar missnöjda kunder och försöker samtidigt få ihop verksamhetens ekonomi.
Ändå blir inte resultatet alltid som de önskar. Vad gör man då?
Jo, ofta börjar man arbeta ännu hårdare! Men är det verkligen lösningen?
När hårt arbete blir en del av problemet
Jag har själv varit i den situationen och vet hur det känns när resultatet inte motsvarar förväntningarna. Du har mål att uppnå, medarbetare som behöver stöd, kunder som ställer krav och en ledning som vill se bättre siffror.
När produktiviteten sjunker eller lönsamheten försämras är det lätt att tänka att vi måste öka tempot. Vi behöver sälja fler timmar, boka in fler bilar och se till att alla arbetar mer effektivt, men vad händer om vi redan arbetar så hårt vi kan?
Det är här jag tycker att många verksamheter hamnar fel. Istället för att försöka förstå varför resultaten uteblir börjar man ställa ännu högre krav på medarbetarna. Det leder ofta till ökad stress, frustration och i värsta fall att människor tappar motivationen och när personalen inte mår bra påverkas även kunderna och i slutändan företagets lönsamhet.
Det handlar inte om att jobba fortare, utan om att jobba smartare och effektivare.
Har du koll på vad som faktiskt stjäl er tid?
Låt oss ta ett exempel från verkstaden. En tekniker har åtta timmar till sitt förfogande under arbetsdagen, men hur mycket av den tiden kan faktiskt användas till att utföra planerade arbeten?
Kanske saknas reservdelar när bilen kommer in. Kanske är arbetsordern bristfällig eller så behöver teknikern vänta på besked från servicerådgivaren. Ibland är bilen inte ens på plats när arbetet ska påbörjas.
Varje enskild störning kan verka obetydlig, men när samma problem upprepas flera gånger om dagen blir det många förlorade timmar under en månad. Vad händer då om chefen säger till teknikerna att de måste öka sin produktivitet?
Vi lägger ansvaret på medarbetarna trots att problemet kanske ligger i planeringen, kommunikationen eller våra arbetssätt.
Jag har sett exempel på verksamheter där personalen verkligen gör sitt bästa, men där förutsättningarna gör det nästan omöjligt att nå de uppsatta målen. Då hjälper det inte att springa fortare.
Då måste vi istället fråga oss varför vi behöver springa överhuvudtaget.
Nyckeltalen berättar vad som händer, men inte alltid varför
I bilbranschen arbetar vi med många viktiga nyckeltal. Produktivitet, effektivitet, utnyttjandegrad, reservdelsförsäljning, kundnöjdhet och lönsamhet.
Det är bra och nödvändigt att följa upp dessa, men jag tycker att vi ibland lägger för mycket tid på att konstatera vad siffrorna visar och för lite tid på att förstå varför de ser ut som de gör. Om produktiviteten sjunker, vad gör vi då?
Säger vi till personalen att prestera bättre eller börjar vi undersöka vad som faktiskt har förändrats?
Har vi rätt bemanning? Fungerar kommunikationen mellan verkstad och reservdelar?
Planerar vi arbetena på rätt sätt? Har medarbetarna rätt kunskap och förutsättningar?
Det är först när vi börjar ställa dessa frågor som nyckeltalen blir ett verktyg för verklig utveckling.
För mig är det ganska enkelt. Siffrorna ska hjälpa oss att fatta bättre beslut, inte bara tala om för oss att vi behöver prestera mer.
Ibland behöver chefen våga släppa taget
En annan sak jag ofta ser är chefer som försöker lösa allting själva.
De vill vara tillgängliga, hjälpa alla och se till att verksamheten fungerar. Det är naturligtvis bra att ta ansvar, men det finns en risk att chefen till slut blir den person som alla är beroende av.
Varje fråga ska passera chefen. Varje beslut ska godkännas och varje problem ska lösas av samma person samt resultatet blir att chefen aldrig får tid att arbeta med verksamhetens utveckling.
Jag brukar fundera över varför vi ibland tror att en bra chef är den som har flest svar. Jag tror snarare att en bra ledare är den som vågar ställa rätt frågor och låta medarbetarna vara med och hitta lösningarna.
För vem känner egentligen verkstadens vardag bäst?
Är det alltid chefen eller kan det vara teknikern som varje dag väntar på reservdelar? Servicerådgivaren som märker att planeringen inte fungerar? Eller medarbetaren som länge har haft en idé om hur arbetet skulle kunna göras enklare?
Vi har ofta mer kunskap i våra egna organisationer än vi faktiskt använder, men då måste vi också skapa tid för att lyssna.
Att stanna upp är inte samma sak som att stå still
Jag vet att många chefer känner att de inte har tid att stanna upp. Det finns alltid något som måste göras. En kund som väntar, en medarbetare som behöver hjälp eller ett ekonomiskt resultat som ska förbättras, men tänk om det är just därför du behöver göra det?
Om du fortsätter att göra samma saker på samma sätt, men med ännu högre tempo, varför skulle resultatet bli annorlunda? Att stanna upp handlar inte om att göra mindre. Det handlar om att skapa utrymme för att göra rätt saker.
Det kan vara så enkelt som att samla medarbetarna och fråga vad som tar onödig tid under arbetsdagen. Eller att tillsammans gå igenom ett nyckeltal och diskutera vilka förändringar som skulle kunna förbättra resultatet.
Det behöver inte vara något stort förändringsprojekt, utan ibland räcker det med att identifiera ett återkommande problem och bestämma sig för att faktiskt göra något åt det. Små förbättringar som genomförs och följs upp kan över tid göra en enorm skillnad.
Ingen har någonsin lyckats med att bromsa sig uppför en backe
Det finns ett uttryck som jag ofta använder när jag pratar med företag som befinner sig i en tuff situation.
Ingen har någonsin lyckats med att bromsa sig uppför en backe.
När lönsamheten försämras är det lätt att börja dra ner på allt. Utbildning, utveckling och aktiviteter som inte ger ett omedelbart resultat får vänta och jag förstår varför. När ekonomin är pressad behöver vi naturligtvis ha kontroll på kostnaderna, men vi får inte glömma att det också finns en kostnad i att inte utvecklas.
Om vi fortsätter med arbetssätt som inte fungerar, inte investerar i våra medarbetares kompetens och inte tar oss tid att förstå problemen, hur ska vi då kunna skapa ett bättre resultat?
Det betyder inte att lösningen alltid är att spendera mer pengar. Tvärtom kan många förbättringar genomföras med de resurser vi redan har, men det kräver att vi vågar ifrågasätta gamla vanor och ibland ta hjälp för att se verksamheten med nya ögon.
Så vad skulle hända om du stannade upp?
Jag vill avsluta med en uppmaning till dig som leder en verkstad eller servicemarknad. Nästa gång du känner att arbetsbelastningen ökar och resultaten inte blir som du önskar, försök att inte automatiskt lägga i en högre växel.
Ställ dig istället några frågor.
Varför ser vår situation ut som den gör? Vad är det som hindrar oss från att prestera bättre? Har vi frågat våra medarbetare vad de tycker? Och framför allt, arbetar vi med rätt saker?
Jag har under mina år i bilbranschen lärt mig att hårt arbete är viktigt, men hårt arbete i fel riktning leder sällan till det resultat vi önskar. Det är inte alltid mer arbete som behövs. Ibland behövs ett nytt sätt att tänka.
Så nästa gång du känner att du måste springa ännu fortare, prova att stanna upp en stund istället. Du kanske upptäcker att lösningen har funnits framför dig hela tiden. Hur ser det ut i din verksamhet? Arbetar ni hårdare än någonsin eller har ni också tid att fundera över hur ni skulle kunna arbeta smartare?
Tack för ordet!
Behöver du hjälp att utveckla din verkstad eller servicemarknad?
Jag hjälper företag inom bilbranschen att identifiera förbättringsområden, utveckla ledarskapet och skapa bättre förutsättningar för både medarbetare och lönsamhet.
Ibland kan ett utomstående perspektiv vara precis det som behövs för att upptäcka möjligheter som är svåra att se när man befinner sig mitt i vardagen.